Las municipalidades y demás entidades públicas no pueden pedir a los ciudadanos documentos originales o copias legalizadas ante notario cuando la ley permite reemplazarlos por copias simples con una declaración jurada que garantice su autenticidad. Así lo recordó el Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual (Indecopi).
La base legal es el artículo 41 del Texto Único Ordenado de la Ley 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. Esta norma obliga a las entidades a aceptar copias simples en lugar de originales o documentos legalizados, siempre que vayan acompañadas de dicha declaración jurada.
Según el Indecopi, exigir documentos legalizados en estos supuestos puede constituir una barrera burocrática ilegal.
Entre los documentos cuya legalización notarial se pide con más frecuencia están las vigencias de poder, que sirven para acreditar la representación de personas jurídicas, y las cartas poder con firmas legalizadas, que se usan cuando una persona natural hace trámites a través de un representante.
Estas exigencias se detectaron principalmente en los procedimientos para obtener licencias de edificación, habilitaciones urbanas y licencias de funcionamiento.
De acuerdo con cifras del Indecopi, entre 2021 y septiembre de 2026 se eliminaron e inaplicaron 1,527 barreras burocráticas vinculadas con la legalización de documentos en todo el país.
Las municipalidades provinciales encabezan la lista, con 854 barreras (55.9%). Les siguen las municipalidades distritales, con 364 (23.8%), y los gobiernos regionales, con 113 (7.4%).
Del total, 1,447 barreras (94.8%) terminaron con su eliminación voluntaria por parte de las propias entidades públicas.
El Indecopi también recordó que la normativa prohíbe a las entidades pedir ciertos documentos que ya tienen en su poder o que pueden obtener de otras instituciones del Estado. Además, restringe la exigencia de sellos de la propia entidad.
En el caso de pagos realizados ante la misma institución, la norma establece que es suficiente que el ciudadano informe la fecha y el número de la constancia, sin necesidad de presentar el comprobante.
