Que un negocio siga funcionando no garantiza que sus recursos estén bien repartidos. Cuando los turnos no responden a la demanda, unas áreas pueden sumar horas extras mientras otras tienen problemas para cubrir ciertos horarios o funciones.
Así lo plantea Jorge Delgado, country manager de GeoVictoria Perú, quien advierte que estos desbalances pueden pasar desapercibidos si la información se revisa de forma aislada.
Según explica, el registro de asistencia muestra las horas trabajadas, pero solo al compararlo con la programación de turnos, las ausencias, las horas extras y las necesidades de cobertura se pueden detectar patrones que expliquen dónde surgen los principales desajustes.
Delgado propone cuatro señales para que las empresas identifiquen fallas de planificación y cobertura.
La primera ocurre cuando las horas extras dejan de ser excepcionales. Si algunos equipos alargan su jornada con frecuencia, recomienda revisar si el número de trabajadores asignados corresponde a la carga laboral, si los relevos están bien programados o si hay momentos concretos en que se concentra la demanda. Una repetición sostenida, indica, puede revelar una brecha de planificación y no solo un aumento puntual de trabajo.
La segunda señal aparece cuando hay personal disponible, pero no en el lugar donde se necesita. Tener suficientes trabajadores en total no asegura una cobertura adecuada: las diferencias de horarios, puntos de atención, niveles de demanda y perfiles requeridos pueden sobrecargar a unos equipos mientras otros tienen capacidad libre.
La tercera se presenta cuando las ausencias obligan a reorganizar la operación de forma constante. Si cada falta genera reemplazos de último minuto, cambios de turno o reasignaciones frecuentes, la empresa podría estar apoyándose demasiado en ajustes reactivos. Identificar qué turnos o áreas muestran ese patrón permite evaluar si la planificación tiene suficiente capacidad de respuesta.
La cuarta señal surge cuando los indicadores muestran lo que pasó, pero no explican el patrón. Una tardanza, una ausencia o una hora extra pueden ser hechos aislados; el análisis cambia cuando, al cruzarlos con la programación, se observa que ciertas áreas acumulan incidencias de manera recurrente. En ese punto, los datos de asistencia y turnos se vuelven útiles para tomar decisiones.
El ejecutivo sostiene que comparar las horas programadas con las efectivamente trabajadas, junto con las horas extras, las ausencias y los turnos, ayuda a ubicar dónde se concentra la carga y si hay problemas de cobertura. Por ejemplo, si un turno suma horas extras de forma sostenida, sugiere revisar si su horario coincide con los picos de demanda, si los relevos están bien definidos y cómo se reparten las funciones antes de concluir que hace falta contratar más personal.
Las horas extras no deberían analizarse únicamente como un dato de cumplimiento laboral. Cuando se concentran de manera recurrente en determinados equipos, turnos o franjas horarias, pueden ser una señal de que la planificación no está respondiendo a la demanda real de la operación
Jorge Delgado, country manager de GeoVictoria Perú
Analizar de manera integrada la información de asistencia y turnos permite detectar dónde se concentra la carga de trabajo y anticipar necesidades antes de que una brecha de cobertura genere horas extras recurrentes o afecte la operación
Jorge Delgado, country manager de GeoVictoria Perú
